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Comment maitriser le budget événementiel pour sa prochaine animation dans le Vaucluse ?

Rester maître de votre budget événementiel, voilà la mission tenue de Topsoirée, agence événements à Cavaillon et dans le Vaucluse.

Vous souhaitez organiser une soirée d’entreprise mais ne savez pas comment gérer une telle opération événementielle. Un des principaux points autour d’un événement reste de bien définir le budget et de tout faire pour le respecter. Le lieu de l’événement et l’aménagement de l’espace événementiel, le marketing événementiel, la conception et réalisation du déroulé de votre manifestation, … voilà autant de points à prendre en compte.


Le budget événementiel, une gestion en fonction de la nature de voter animation événementielle

Organiser des événements privés ou professionnels constitue un travail chronophage et exigeant (vous pouvez le déléguer à Topsoirée, même si vous recherchez un Wedding Planner pour les mariages) mais représente, dans tous les cas, un coût. Ce dernier dépendra des types d’événements que vous souhaitez organiser. Et il existe de multiples types d’événements : cocktails, soirées d’entreprise pour une inauguration d’un point de vente ou le lancement de produit, réceptions de gala pour un anniversaire, dîner de gala, séminaires professionnels, événements culturels, ... 

Organiser des festivals en plein air ne représente pas le même investissement qu’un cocktail dînatoire ou qu’un stage de Team-Building. Les événements professionnels, du type soirée d’entreprise ou soirée de gala, répondent à un cahier des charges précis, avec les objectifs à atteindre, la stratégie de communication à déployer et les budgets à ne pas dépasser. 

Un véritable business-plan sera élaboré par l’agence événementielle ou par l’entreprise elle-même. Nous vous avons déjà présenté les atouts de l’animation événementielle en termes d’image de marque et de notoriété.  Une fois que l’événement d’entreprise est prêt à être organisé, la question du budget se pose avec insistance. L’organisation d’un évènement ne peut pas s’imaginer sans une prise en compte de ces impératifs financiers, et toutes les agences événementielles le savent bien. En revanche, lorsqu’une entreprise décide de vouloir tout maitriser de son projet événementiel, elle se doit de ne négliger aucun des aspects : choix des prestataires, planning et rétroplanning, la logistique en amont, les impératifs au cours d’un événement, la communication après l’événement, ….

Quels éléments prendre en compte pour établir votre budget pour ces opérations événementielles ?

L’organisation événementielle doit être rigoureuse sans toutefois brider la créativité indispensable à la réussite du projet. Votre image va dépendre de cette organisation, et selon les types d’événements, plusieurs aspects peuvent influer sur ce budget événementiel. Les organisateurs de l’évènement sont responsables de cette cohésion entre les dépenses engendrées et les retombées espérées. Plusieurs aspects peuvent influer sur le budget des projets événementiels : 

  • La date de ces soirées d’entreprise. Certaines périodes de l’année concentrent une grande partie de l’organisation de soirées, et cette densité peut amener à une inflation des tarifs applicables,
  • Le nombre de convives à ces soirées ou séminaires. Organiser un événement repose sur un objectif, qui conditionne en partie le nombre d’invités à ces réceptions en tout genre. 
  • Le lieu événementiel retenu : il pourra s’agir de vos propres locaux aménagés ou alors de la recherche d’un lieu idéal et/ou atypique à louer. Naturellement, le choix du lieu de l’événement aura un impact conséquent sur le budget en lui-même. (La location de salle ou l’aménagement d’un de vos locaux pour organiser vos événements n’a pas le même coût).
  • Quelle communication événementielle avez-vous prévu ? La création d’événements peut vous amener à soigner les relations publiques et les relations presse, qui peuvent accroitre sensiblement la facture à payer. Cela inclut aussi l’envoi des invitations. Le conseil en communication peut être bénéfique à cette occasion pour les lancements originaux. 
  • Quelle restauration pour l’organisation de séminaires ? Un apéritif dînatoire ou un repas gastronomique servi à table. Les traiteurs peuvent répondre à chacune de vos demandes, et le tarif du traiteur constituera une part non négligeable de votre budget. 
  • Quelles animations pour vos salons professionnels ? Souhaitez-vous organiser un spectacle vivant, avec un artiste / intermittent du spectacle ? Aurez-vous besoin de prestataires pour la sonorisation et/ou la scénographie ? Un régisseur ou un prestataire technique sera-t-il nécessaire pour la réussite de ces manifestations événementielles ? Combien de prestataire événementiel ?
  • La gestion d’événement : la décoration événementielle sera à organiser le Jour J et cette gestion événementielle peut amener à recruter hôtes et hôtesses. Des hôtesses d’accueil pour s’assurer du bon déroulé de l’événement ou une hôtesse pour rappeler la dimension événementielle de la soirée. Cela va dépendre des types d’événement. 
  • L’après : ferez-vous appel à une agence de communication digitale pour la création de site ou l’impression de différents supports de communication, …. L’organisation de vos événements ne s’arrête pas une fois les animations terminées. 

 

Ces aspects influencent directement le budget de l’organisation d’événements. Cela pourra encore varier si vous faites appel à une agence de communication et/ou à un organisateur d’événements pour une organisation clé-en-main, ou si vous préférez prendre en charge chacune des étapes.

 

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