Si organiser une soirée d’entreprise peut satisfaire à de multiples besoins et satisfaire des ambitions diverses et variées, cette tâche est à planifier dans le temps afin d’atteindre vos objectifs. Le premier groupement d’artistes et de professionnels de l’animation de soirée à Cavaillon, Topsoirée, vous a déjà expliqué comment définir vos objectifs. Mais maintenant, il faut passer au concret et organiser de manière pratique cet événementiel d’entreprise qui s’annonce. Et qu’il s’agisse d’un concert organisé par une municipalité ou d’une journée d’anniversaire pour le lancement d’une nouvelle collection, le calendrier reste toujours le même.
Nous partons donc du postulat, que vous avez déjà défini précisément les objectifs de l’événementiel que vous souhaitez organiser, et que vous cherchez maintenant à concrétiser ces ambitions. Il vous faudra alors répondre à quelques questions simples en vous y prenant entre 8 et 6 mois avant le jour fatidique.
Quand souhaitez-vous organiser cette soirée festive ou cette journée d’animation en tout genre ?
Le choix de la date n’est pas anodin, mais constitue le socle de départ d’une organisation réussie. Votre soirée d’entreprise doit-elle être organisé à une date déjà connue (un anniversaire pour célébrer la création de la société, le départ en retraite d’un dirigeant de celle-ci, une journée pour promouvoir le lancement d’une collection, ;..). Dans tous les cas, vous vous devez de choisir une date qui fera consensus. Même si vous êtes à des mois de la soirée d’entreprise, que vous préparez, assurez-vous que celle-ci ne sera pas concurrencée par une finale de football, par la cérémonie d’ouverture des jeux olympiques, ou tout autre événement très médiatisé. Autant mettre toutes les chances de votre côté pour que votre événementiel d’entreprise soit au cœur de l’actualité.
Quel est le budget et le cahier des charges de cet événementiel ?
Il ne s’agit pas de définir les principes d’organisation mais bien d’établir un budget précis, que vous ne pourrez pas dépasser. Tout cela dépendra de vos objectifs et de vos ambitions en la matière. Mais de quelques centaines d’euros à plusieurs dizaines de milliers d’euros, l’organisation d’une soirée d’entreprise a un prix, qu’il faut savoir estimer. Vous n’êtes pas un spécialiste en la matière, alors faites-vous accompagner par un expert de l’organisation de soirées en tout genre. Topsoirée répond à vos questions et vous propose même de recevoir vos devis en quelques clics, afin d’estimer précisément le prix de votre soirée d’entreprise.
Cadre, hébergement et restauration, les prérequis avant de passer à l’organisation en elle-même ?
Avant de vous interroger sur le choix du DJ ou sur la sélection des artistes, qui enchanteront les participants au cours de cet événementiel d’entreprise, vous devez choisir le lieu où se déroulera cette grande fête. Si ce n’est pas dans vos locaux professionnels, vous devez réserver une salle, un restaurant ou tout autre lieu approprié à vos ambitions. Il vous faudra alors penser aussi à la restauration de vos convives, et de la location du camion à pizza au service à table d’un repas traditionnel, Topsoirée vous présente ses partenaires de confiance pour satisfaire à toutes les envies et à tous les appétits. Il ne vous reste plus qu’à solutionner les problématiques en termes d’hébergement en réservant les chambres dont vous avez besoin, et là encore, nous pouvons vous guider et vous proposer un devis gratuit en quelques clics.
3 questions donc pour surmonter cette phase préparatoire pour organiser votre soirée d’entreprise. A l’issue de cette phase, il ne vous restera plus qu’à définir les animations que doivent venir faire de cet événementiel entreprise un moment unique et inoubliable. Et Topsoirée reviendra prochainement pour vous donner quelques pistes.
En attendant, n’hésitez pas à partager vos propres conseils et retours d’expériences, si vous avez déjà dû organiser une soirée d’entreprise ?
