Vous êtes chargé d’organiser le prochain événementiel de votre entreprise, et vous êtes littéralement stressé et paniqué. Alors tranquillisez-vous, Topsoirée a pensé à vous en vous donnant tous les conseils nécessaires pour réussir cette organisation.
Opération événementielle, une définition large aux multiples contours
Qu’est-ce que l’événementiel pour une entreprise ? A quoi doit répondre cette organisation d’événements ? C’est une des questions les plus fréquentes, que les entreprises sont toutes amenées à se poser. Au premier abord, on évoque les salons professionnels, au sein desquels votre entreprise va devoir gérer un espace événementiel. Les inaugurations de nouveaux locaux ou l’inauguration d’un nouveau point de vente peuvent aussi être définies comme relevant de la politique événementielle. L’événementiel culturel peut se manifester à travers une stratégie de sponsoring à l’instar de l’événementiel sportif. Mais une soirée d’entreprise peut également être qualifiée d’événementielle. Un repas de fin d’année pour réunir tous les collaborateurs, un éphémère Arbre de Noël pour regrouper tous les enfants des salariés de l’entreprise, … Le séminaire d’entreprise pour la présentation des résultats de l’année, des séminaires Team-Building ou Incentive pour ressouder l’esprit d’équipe, ….
En d’autres termes, toutes les opérations événementielles s’organisent donc autour d’un événement d’importance, afin de marquer les esprits d’un public donné. C’est en cela que la communication événementielle nécessite de dépasser l’univers de l’entreprise. La réussite de l’événement en question ne pourra être atteinte que si les invités en gardent un souvenir impérissable.
Organisation de vos événements : qui doit s’en charger ?
Organiser un événement ne s’improvise pas, d’autant plus, comme nous l’avons vu, que cela doit amener à considérer des aspects bien différents du quotidien de votre entreprise, et ce quel que soit son secteur d’activité. Par exemple, organiser un arbre de Noël peut impliquer de devoir recruter un magicien, un chanteur, un clown pour animer ce moment festif ? Un séminaire Team-Building peut conduire à rechercher le lieu événementiel idéal. L’organisation du congrès de l’entreprise posera la question de la sonorisation de la salle. Trouver un DJ pour l’organisation d’un événement, un photographe ou un cameraman pour immortaliser cet événement d’importance, ….
Bien des questions se posent donc si vous avez été choisi comme organisateur de cet événement. La logistique doit aussi être prise en compte pour conduire ces projets événementiels, et la logistique événementielle ne peut être comparée à la logistique, que vous avez l’habitude de gérer au quotidien. Et que dire de la stratégie de communication pour cette organisation événementielle. Vous devez toucher une cible bien définie (collaborateurs, partenaires, clients, fournisseurs, grand public, …) et du choix des supports de communication à la mise en œuvre d’une communication digitale ou Print, cet aspect se révélera essentiel.
Organiser vos événements en gagnant en sérénité et en efficacité !
Bien évidemment, l’ampleur de la mission va dépendre du type d’événements à organiser et de sa portée (nombre d’invitations, relation-presse à gérer ou non, prestataires événementiels à recruter, …). Et il faudra, en tant qu’organisateur d’événements, respecter le budget défini.
Une agence d’événementiel, une agence de communication, …, pourront être sollicitées pour vous assister dans la démarche, tout comme vous pourrez vous faire accompagner par Topsoirée, l’agence événementielle de Cavaillon. Quelle que soit votre stratégie, et indépendamment de l’opération événementielle à gérer, il vous faudra franchir de multiples étapes, que Topsoirée va vous décrire pas à pas dans les mois à venir.
En attendant, dites-nous vos doutes, vos interrogations et votre manière de faire pour cette animation événementielle ? Partagez vos propres expériences !
