1.    Définir l’objectif de cet événement ?

Vous ambitionnez d’organiser un évènement original et la première question consiste bien l’objectif de cet évènementiel. Les événements internes à votre entreprise ne sont en rien comparables aux manifestations sportives. Un arbre de Noël ne se prépare pas comme une organisation de séminaires. Vous devez pouvoir résumer en une phrase votre événementiel. Vous cherchez un spectacle clé-en-main pour compléter la programmation de votre restaurant ou de votre salle événementielle, alors votre objectif consiste à attirer le plus grand nombre de convives (remplir votre lieu)  pour leur offrir une soirée inoubliable. Vous êtes chargé d’organiser un séminaire Team-building alors votre objectif se concentrera sur les liens entre vos collaborateurs et la cohésion d’équipe. Cette étape est essentielle, puisqu’elle va déterminer toutes les autres.

2.    Où, quand et comment ? Les fondements pour créer un évènement

Il va à ce stade définir l’ossature de la logistique événementielle. Vous allez ainsi devoir définir la date pour cette organisation de séminaire ou cet événementiel. Ces rassemblements doivent être fixés en fonction des contraintes des convives (période chargée, absentéisme, …). Le choix du lieu d’événements sera alors votre priorité avant de vous pencher sur les types d’évènements à privilégier. Cette phase de l’organisation de manifestations permet de dresser l’ossature de votre structure événementielle. C’est ai cours de cette phase, qu’un Rétroplanning sera mis en place ainsi qu’un véritable Business-plan. A ce stade vous connaissez le nombre de participants mais aussi les grandes étapes de votre organisation événementielle notamment à travers l’élaboration d’une checklist dédiée.

3.    Organiser un événement, une planification des semaines à l’avance

Vous pouvez organiser une manifestation festive pour marquer les esprits, des inaugurations pour booster votre activité, une communication interne pour motiver vos collaborateurs, … Dans tous les cas, cela peut être préparé en interne ou en faisant appel à une des agences événementielles disponibles sur le marché. Vous pouvez aussi déléguer une partie seulement de cette organisation d’une manifestation, que ce soit le plan de communication à une agence de communication, ou les aspects techniques à un prestataire   événementiel. Dans tous les cas, planifier des événements se prépare longtemps à l’avance (en général entre 6 mois et un an à l’avance) pour vous garantir de ne rien oublier. La réussite de l’événement en dépend. Toutes ces tâches de préparation et de planification d’événements vont mobiliser toute votre attention.

4.    3 mois avant l’événement, le marathon devient un sprint

L’organisation d’événements prend une nouvelle dimension 3 mois avant environ. Vous entrez dans une période essentielle, où tout devra être préparé et vérifié, à commencer par le point nécessaire sur la location de matériel, sur le recrutement d’un prestataire technique, sur le réseau de partenaires à mobiliser mais aussi sur le lieu de l’évènement. Vous avez déjà fait le choix du lieu mais à ce stade, vous allez devoir vérifier que le lieu atypique ou non, que vous avez choisi, se prête idéalement à vos projets. Est-il aménagé et équipé ? Des sites événementiels sont « prêts à l’utilisation » alors que d’autres doivent être aménagés en fonction de vos attentes. C’est aussi à cette période qu’il vous faudra penser à l’envoi des invitations.

5.    Logistique et gestion d’événement pendant les dernières semaines

Trois mois avant la date fatidique, votre séminaire d’entreprise ou tout autre évènement d’entreprise (lancement de produit, organisation du congrès, …) interne et externe entre dans une phase opérationnelle. Les supports de communication doivent être choisis, la billetterie éventuelle organisée, votre groupe-cible averti, …Vous êtes dans la phase où vous vous concentrez sur les actions pour promouvoir et organiser ces événements professionnels. Chaque demande d’autorisation a été faite (débit de boisson, SACEM, établissement recevant du public (ERP), …). Vous n’êtes plus au stade de la recherche d’une location de salles, ni même à celle des traiteurs pouvant s’occuper de votre cocktail dînatoire. Vous êtes sur les détails indispensables pour organiser cet événement dans les meilleures conditions. La liste de ces dernières concernant un événement peut être plus ou moins longue, en fonction de la nature de cette manifestation mais aussi en fonction des efforts que vous avez déployés au cours des deux premières étapes.

6.    Un ou deux jours avant votre projet événementiel : les ajustements et les adaptations

Pensez à relancer tous les prestataires devant intervenir, à vérifier que toutes les animations prévues pourront être organisées, que votre traiteur a pleinement conscience de l’importance de votre soirée d’entreprise. Votre organisation d’un évènement touche à sa fin, et si le stress est important, il vous faut vous assurer de tout finaliser. Votre image en dépend. Les personnes présentes se sont-elles manifestées ? Faut-il les relancer ? Le nombre de personnes réellement présentes doit-il impliquer un ajustement de votre organisation ? Votre communication événementielle est-elle prête ? Les badges pour les invités sont-ils disponibles ? Renseignez-vous aussi sur l’évolution des contraintes extérieures comme l’application d’un plan Vigipirate. Vous êtes désormais dans les détails concrets, mais assurez-vous que rien ne vienne perturber vos ambitions.

7.    Le Jour-J, un moment de vérité tant attendu et tant redouté, à la fois

Véritable chef de projet d’un tel événement, vous allez devoir gérer le stress et les imprévus. Car aussi bien préparées soient-elles, toutes les soirées événementielles impliquent des imprévus (un restaurateur ne disposant pas d’un accès aux prises, un micro ne fonctionnant pas, …). Vous allez donc passer toute la durée de ces projets événementiels à veiller à ce que tout soit parfait, en concertation avec les autres services de l’entreprise (service communication, service marketing, …). Les préparatifs sont terminés et vous êtes dans le cœur de l’action. N’oubliez pas durant cet événementiel d’entreprise de prendre des notes et d’enregistrer tout ce qui doit l’être (remontées du public visé, organisation matérielle entre les différents prestataires, identification des temps morts et des temps forts, …)

8.    Un bilan à dresser pour déjà préparer votre prochain évènement

La gestion des événements ne s’arrête pas une fois la manifestation terminée. En tant qu’organisateur d’événements (même si vous avez délégué tout ou partie à Topsoirée, agence événementielle), il est indispensable d’organiser un retour autour de ces évènements d’entreprise en répondant à toutes les questions :

• Les attentes des organisateurs sont-elles satisfaites ? (Fédérer pour développer l’esprit d’équipe, organiser une inauguration, renforcer sa notoriété, procéder au lancement d’un nouveau produit, …)
• Ce genre d’évènement était-il le plus adapté pour atteindre les objectifs des organisateurs de l’évènement (la multiplicité des types d’événement permet de pouvoir changer d’orientation pour les prochaines éditions) ?
• Le planning pour mettre en place des événements de ce genre a-t-il été respecté ? Vous devez lister les problèmes rencontrés
• Votre stratégie de communication a-t-elle été conduite à son terme ? Était-elle adaptée ?
• Votre événement a lieu et avez-vous rencontré des problèmes concrets (sonorisation défaillante, éclairage inadapté, ….) ?
• Votre budget a-t-il été respecté ? Si non pourquoi ?

Ce travail post évènement professionnel se révèle incontournable et nécessaire, d’autant plus si vous avez l’ambition d’organiser des événements futurs. Un retour d’expériences détaillé vous permettre de gagner en efficience pour faire de votre événement une totale réussite.

Le guide pour bien organiser un événementiel à paraître en 2022

Vous avez compris que tout ce qui tourne autour des événements est essentiel pour gagner en efficacité, en efficience et en sérénité. L’organisation d’une conférence ne nécessitera pas cependant les mêmes contraires qu’organiser des séminaires. Organiser vos événements doit cependant passer par ces 8 étapes distinctes, chacune pouvant varier en fonction des différents types d’événements envisagés. De la location de salle (salle de réception ou salle plus corporate, …)  à la gestion et présentations des relations publiques ou des relations-presse, vous devez maitriser chacune de ces étapes constitutives de l’organisation de vos événements. Bien plus qu’une agence d’événementiel, Topsoirée vous proposera, tout au long de 2022, 8 dossiers distincts pour aborder chacune de ces étapes de manière apaisée.

En attendant, faites-nous parvenir toutes vos questions, afin que nous puissions vous apporter une réponse personnalisée !