Vous êtes une entreprise, une association, une collectivité, un comité des fêtes, … et vous cherchez à créer et gérer un événementiel. La démarche n’est pas simple et implique une expertise et une expérience. Alors dans le Vaucluse et partout en PACA, faites confiance à Topsoirée.

Soirées événementielles, Concert, Spectacle vivant,… ? Quelle forme pour la production événementielle et pour qui ?

L’animation des salons professionnels relève d’une stratégie événementielle au même titre que la gestion d’un séminaire d’entreprise ou même d’un stage de Team-Building ou des séminaires Incentive. Mais ces événementiels ne concernent pas uniquement les entreprises et peuvent concentrer l’attention des responsables de certaines associations ou même de collectivités locales. Au-delà des actions de communication, que revêtent parfois ces manifestations événementielles, l’organisation d’une soirée festive, d’un concert, d’un spectacle de magie peut être décidée par une mairie, une association locale, un comité des fêtes.

C’est alors toute la gestion événementielle, qui doit être prise en charge (Topsoirée vous explique les grandes lignes ci-dessous). En fonction du genre d’évènement (événement sportif, événements culturels, musical, festif, ….), les contraintes et les obligations pourront évoluer. Quelle que soit la nature et le lieu de l’évènement (salle des fêtes, plein-air, lieu d’exception, ….), indépendamment du sens des événements organisés tant pour les entreprises (pour la communication interne, pour le lancement de produit, pour des Portes-ouvertes, …) que pour d’autres demandeurs (créer un spectacle original, initier des rassemblements festifs et conviviaux, remplir une grille de programmation, …), la gestion des événements doit être organisée et rigoureuse, comme nous vous l’expliquons ci-dessous.

A retenir : Entreprises, associations, collectivités locales, … des besoins variés pour gérer l’événementiel

Les opérations événementielles désignent toutes les manifestations, tous les spectacles organisés pour atteindre un public visé. Elles peuvent prendre de multiples formes : Spectacle transformiste, organisation d’un cocktail dînatoire pour le lancement d’une collection, concert en plein-air, soirée cabaret, …

Création et gestion d’événements : l’expertise au service de la réussite de tout projet événementiel

Vous organisez un événement ou vous avez l’ambition de créer un événementiel, et la question de l’organisateur va immédiatement se poser. En fonction des types d’évènements (et nous avons constaté qu’il existe d’innombrables différents types d’événements), il vous faudra vous conformer à de nombreuses contraintes, qui souligneront combien l’Organisation événementielle ne s’improvise pas. 

Le plus souvent, commencer à gérer l’événement vous conduit à prendre conscience qu’à part votre budget, vous ne maîtrisez pas la préparation de ces manifestations événementielles. L’organisation d’événements ne se limite pas au choix du spectacle ou de l’animation événementielle que vous souhaitez offrir à votre public. Il vous faudra aussi réfléchir à la sonorisation de la structure événementielle, à l’aspect créatif en fonction des types d’événement, à l’aspect opérationnel, à la gestion des imprévus incontournables au cours d’un événement, à l’ingénierie de la scénographie, …. Mais il vous faudra aussi penser à recruter différents intervenants, qui ne se limitent pas aux seuls artistes indispensables à l’organisation d’un événement. Différents prestataires seront à recruter, des prestataires internes et externes : prestataire technique, professionnel de la communication digitale et/ou expert de l’E-réputation, prestataire événementiel, …. Sans oublier l’éventuelle réponse à apporter au besoin de location de matériel. 

La planification d’événements vous oblige à être rigoureux, et plus qu’un simple planificateur, il vous faudra adopter un rétro-planning. Organiser la communication en amont de ces animations et autres évènements d’entreprise. Envoyer un mailing après avoir trouvé un accès aux bases de données dont vous avez besoin, assurer l’Information-communication   sur votre CRM ou sur vos réseaux sociaux, organiser la billetterie en réussissant à fédérer les hôtesses d’accueil autour de votre objectif ultime, …

Votre résistance au stress sera mise à rude épreuve, d’autant plus qu’il vous faudra également veiller simultanément à la cohésion d’équipe mais aussi à la gestion des inscriptions. Rigoureux, collaboratif, exigeant, …. Les qualificatifs pour l’organisation de vos événements sont aussi nombreux que la tâche est complexe.

A Retenir : Organiser des événements exige compétences et expertise

Organiser un événement reste une tâche complexe et exigeante, nécessitant expertise et expérience. L’organisation d’un événement ne s’improvise pas et conditionne la réussite de l’événement

Topsoirée, plus qu’une agence événementielle, un organisateur d’événements

Topsoirée est le premier groupement de professionnels spécialisés dans les événements professionnels et d’artistes en tout genre. A l’origine, Laurent, fondateur du groupement, ambitionnait de simplifier la mise en relation entre celles et ceux préparant l’organisation d’un évènement (Événements de communication, Mariages, Évènement d entreprise, …) et les acteurs de ces événements professionnels (traiteur, photographe, chanteur, musicien, magicien, fleuriste, décorateur, …). 

Si notre activité dédiée à notre rôle de Wedding Planner et d’organisation de mariage a entrainé la création de TopjourJ, Topsoirée est désormais pleinement consacré à ce métier d’organisateur. A l’écoute des attentes des organisateurs (entreprises, associations, lieu cherchant à compléter leur grille de programmation par différents projets événementiels,  ….), notre équipe maitrise toute la logistique événementielle. La création d’événements clé-en-main avec la licence de spectacle accordée à Topsoirée, la prise en charge de la communication des organisations à l’occasion par exemple d’inaugurations ou d’opérations dédiées à l’image de marque, l’événementiel d’entreprise et toute la logistique s’y afférant, ….

Pour les spectacles comme pour les événements professionnels, nous sommes présents à chaque étape, depuis l’élaboration de votre business-plan ou l’envoi des invitations jusqu’à la gestion de votre plan de communication (choix des supports de communication pour optimiser les retombées en fonction de l’objectif poursuivi), … Nos solutions sont toutes élaborées pour marquer les esprits en faisant preuve de souplesse et de flexibilité. Mettre en place des événements constitue notre objectif prioritaire, et tous les projets événementiels confiés à Topsoirée bénéficient d’une approche personnalisée pour faire de votre événement une totale et pleine réussite.